DokuWikiでシンプルに作る簡易問い合わせ記録
本業では電話の問い合わせもありますが、電話応対が中心の業務でも無いのでこれまでは電話を受けた個人の判断で対応しています。
とは言え、電話で時間を割かれる事も多く、他部署でも新しい職員が入るたびに同じ内容を聞かれる事もあるため、FAQ作りのためにも問い合わせ記録を残すことにしました。
ですが、エクセルでは同時編集ができず不便、かと言って費用をかけてツールを導入するほどの効果は見込めない。ため、やっぱり手作りになりました。
以前作った日報システムよりも、さらに簡単なツールです。
https://uura.site/dokuwki-2/少し変わったことと言えば、日報の場合は1回入力すればおしまいですが、問い合わせ記録の場合その都度記録できる状況とは限らず、まとめて入力する可能性があります。
また、あまり細かい情報を入力しようとしても続かなかったり、記録内容の精度も変わりそうだったため「何よりシンプル」を目的にしています。
機能・特徴
使用しているプラグイン
- Gallery
- あまり使いそうにないですが念のため
- Htmlok
- javascriptを使うので必須
- Indexmenu
- サイドバーで一覧表示用
- Struct
- 定型入力
新規作成ボタンで続けて入力
楽をしたいので、テンプレート中に新規作成ボタンのコードを記載しています。
そのため、間違えてテンプレートの内容を変更するとボタンが動作しなくなりますが、少人数の部署内で使うだけなのでとりあえずOKとしています。
DokuWikiのバージョンが変わって多少変更点がありました
structの定型入力で最低限の記入
頻度の多い内容や定型入力はチェックボックスやドロップダウンリストを使って、直接入力する事は極力減らしています。
最低限の内容がわかればよし、の方針です。
集計や一覧はエクセルで
誰でも簡単に使えるようにDokuWikiは入力だけ、それも手をかけない事を目的にしているので、分類分けや一覧表示はエクセルから接続して行う事にしました。
データベースに保存した方が記録としては便利だと思いますが、入力欄が増えるほどに手軽さが減ってしまう事と、年次でまとめる程度で十分そうな想定できっぱりと諦めました。
エクセルからの接続手順
感想
思っていたよりも手軽に作れて、部署内のPCならどこからでも記録できるので便利です。
DokuWikiとSQLiteなのでコピーするだけでバックアップが完了することも、非IT系の職場で使うツールとしては重要なポイントです。
管理のコストは極力少なく、素人でもなんとかできるツールが一番です。