【役員】会計でよくある困った事例と対処法
はじめに
＊慣れていない方を対象にしている記事のため記帳は出納帳形式（単式簿記）を想定しています。
PTAや町内会、子ども会等の役員の中でも、会計さんのお仕事はおおよそ共通して「１．入出金の記帳」「２．領収書類の整理と保管」「３．会計報告書の作成」が中心です。
https://uura.site/kaikei-chimata/簿記や経理の経験があり、慣れている方は苦労も少ないかもしれませんが、会計になじみが無い場合は記帳も中々大変です。
団体のお金を預かるため、ミスをすると大変だとのプレッシャーもありますよね。でも、一生懸命しているはずなのに困ることになる場合もやっぱりあります。
この記事では会計でよくある困った事例と対処方法をご紹介しています。何もないのが一番ですが、もし困る事が起きたら参考にしてください。
会計でよくある困った事例
記帳方法がわからない…
出納帳形式の場合、家計簿やお小遣い帳と同様の感覚で記載していけば難しい事はありません。
https://hoken-hatena.net/kakeibo-tsukekata/役員で会計をしている時にわかりづらいのは「科目」の振り方ですが、例年通りの活動を行う場合は過去の記帳内容と合うように振り分ければ大丈夫です。
それに、役員が持ち回りの団体会計では、そこまで科目別の収支にこだわる必要もありません。あまり深く考えずに振り分けましょう。
残高と記帳が合わない
現金・通帳残高と記帳上の金額が合わない事は、いくら注意しているつもりでもやっぱり起きます。
まずは、レシート・領収書と記帳の金額が合っている事を確認しましょう。記帳忘れがあった場合でも、その際に確認できます。合わせる時はできれば2人で記帳内容とレシートを読み合わせ、鉛筆でチェックを入れながら合わせると再確認の手間も省けます。
それでも合わない場合、現金過不足を使って実際のお金の金額と記帳上の金額を揃える方法もあります。その場合でも、意見を統一してから修正する方がトラブルは少なくなると思います。
https://freeway-keiri.com/blog/view/113出納帳の記帳方法
出納帳の金額を、実際の金額に合わせるように帳簿上の残高を差し引きします。
実際の現金・預金より出納帳の金額が多い場合
| 日付 | 内容 | 収入金額 | 支出金額 |
|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 現金過不足 | – | 1,000 |
実際の現金・預金より出納帳の金額が少ない場合
| 日付 | 内容 | 収入金額 | 支出金額 |
|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 現金過不足 | 1,000 | – |
記帳内容を修正したい
金額を間違えた場合や、別の科目に振り替えたい場合など、記帳している内容を修正する必要がある場合も出てきます。
決算前の科目の振り替え程度でしたら前後が分かる形で修正するくらいで大丈夫と思いますが、金額を直接修正する事は避けて下さい。
修正が必要になった時点で、改めて修正の記帳を加えて下さい。
例）現金過不足の原因が判明して修正する場合
シナリオ： 6/20日に現金が1,000円少なかったため現金過不足で記帳したところ、消耗品購入で事前にAさんに1,000円支払ったことが判明。 7/1日にAさんから領収書を受け取ったため、現金過不足を消耗品に修正。
元の記帳
| 日付 | 内容 | 収入金額 | 支出金額 |
|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 現金過不足 | – | 1,000 |
修正後
| 日付 | 内容 | 収入金額 | 支出金額 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 現金過不足 | – | 1,000 | |
| 2022/7/1 | 現金過不足 | 1,000 | – | 6/20の現金過不足修正 |
| 2022/7/1 | 消耗品 | – | 1,000 | レシートNo. 3 |
修正したい記載内容と収支が合うように反対の内容を記載します（収入 ⇔ 支出）。これで帳簿上の金額が戻ったので、改めて本来の収支を記帳します。
領収書をそのまま記帳するとマイナスになる？
経費を誰かが立て替えて支払い前に銀行からお金をおろした場合など、レシートや領収書の日付をそのまま記帳すると帳簿上の現金がマイナスになる場合があると思います。
また、マイナスにならない場合でも実際にはその時点で持っている金額とは異なるため、立て替えてもらった領収書類の日付で現金出納帳に記帳することはやめた方がいいです。
現金出納帳は、実際に現金の動きが発生した日付で記載して下さい。
現金出納帳の記帳例
現金を渡した日付で立替金支払いとして記帳します。どの領収書類が当てはまるかは備考や欄外に記載して内容をたどれるようにします。
| 日付 | 内容 | 収入金額 | 支出金額 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | Aさん立替金支払い | – | 1,000 | レシートNo. 1、２ |
別の出納帳を作成
立て替え払いや仮払いが頻繁に発生する場合は、専用の出納帳を作って管理する方法もあります。
領収書が無い
領収書類を紛失する場合も考えられますし、バス代のようにそもそも領収書が発行されない場合もあります。
その場合は、記帳時にできるだけ詳細な内容を記載して領収書の代わりにできます。ただ、領収書が発行されない場合は大きな問題はありませんが、比較的大きな金額の領収書を紛失した場合は個人で判断せず周囲の同意を得てからの方が良いと思います。
| 日付 | 内容 | 支出金額 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 交通費 | 1,000 | Aさん会議 ○○バス 停留所△～□往復 |
万が一紛失した領収書を記載する場合は、可能な限り細かく記載しましょう。「文房具等」と書くよりは「ボールペン〇本」など、具体的に記載して下さい。
| 日付 | 内容 | 支出金額 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 2022/6/20 | 消耗品 | 1,000 | ○○活動で使用したセロハンテープ、ボールペン （領収書紛失のため） |
まとめ
ざっとですが、役員で会計をする時に頻度の高い困った事例と対処方法を紹介しました。
もちろん、お金を不適切に取り扱ってはいけませんが、持ち回りの会計さんでは領収書類を見やすく保管して、現金・預金の残高と記帳上の残高が一致していれば大きな問題は無いと思います。
後は、時間が経つと忘れるのが人間ですので、何か気付いた時点で周りに相談しやすい環境が一番だとは思っています。
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