【PPAPの代替】AC dataを使って無料・簡単・安全に情報を送信
パスワード保護したzipファイルをメールで送る「PPAP」が非推奨と言われていますが、大手企業では対策が進み始めても、中小規模の企業や組織ではまだ途中なのが現実です。
廃止となっても代替策に費用がかかるとスムーズな導入は難しく、また、複雑な手順が必要になると先方の都合もあってあまり使われず、かえって情報漏洩のリスクが増える可能性もあります。
今回、会員登録不要のファイル転送サービス AC dataを使って無料で簡単、安全に重要な情報を転送する方法をご紹介します。
PPAP
メールで機密情報をそのまま送るのは危険ということで、パスワード付きzipファイルでメールを送る方法です。
今は廃止や非推奨と言われていますが、数年前まではセキュリティのために必要とされていたので現在も広く使われ続けています。
代替方法もありますが、ITリテラシーが高くないユーザーに複雑な手順が必要になる方法は難しく、下手をすると機密情報を暗号化せずにメールで送ることにもなりかねません。
また、セキュリティに配慮したサービスを使いたくとも費用がかかるとやはり導入に抵抗が出てくるため、誰でも使いやすく、費用もかからず、安全に機密情報を送信できる方法が理想です。
https://smbiz.asahi.com/article/14495946AC data
代替策の中でもファイル共有サービスはユーザー登録が必要になる事が多く、無料プランでパスワード設定ができるサービスは少ないです。
その点、AC dataはファイル転送サービスとファイル共有サービスのどちらも使えますし、ファイル転送サービスだけを使う場合はユーザー登録も不要です。もちろん、パスワードも設定できます。
使い方
１．AC dataへアクセスします。
２．送りたいファイルをドラッグアンドドロップか、ファイルを選択で選びます。
３．共有用URLが表示されるので、パスワードと保存期間を設定します。
４．メールで送信をクリックすると共有URLの記載されたメールが作成できます。
５．メールで送信を押すと、共有URL・パスワードが記載されたメールが受信者に送られます。
おしまい。
とても簡単にパスワード付きの共有URLが遅れます。
送られるメール
送信者
パスワードがそのまま記載されていますが、AC dataからは暗号化して送られています。
受信者
ダウンロード
メールに記載された共有URLをクリックするとダウンロード用ページが開くので、パスワードを入力してダウンロードボタンを押します。
メール送信の通知にチェックを入れている場合、受信者がダウンロードすると、送信者にメールで通知されます。
AC dataを使う利点
サイト自体が広告も無くシンプルに作られているので、とても使いやすいです。また、広告が無いため業務で使用する際も抵抗が少なくなると思います。
これは、AC dataに限った話ではありませんが、何よりも安全にファイルを送ることができます。
メールの添付ファイルと違い保存期間が過ぎれば削除されるため、以前送った情報が掘り返される心配もありません。
ダウンロードの通知も来るため、予想せずにダウンロードされた際も発見が早くなります。
もちろん、完全なセキュリティ対策を求めるには足りない部分もあるため、その場合は有料サービスを使った情報共有が必要になりますが、一般的な用途で実用上の問題になる事は少ないと思います。
以下の事例もファイル転送サービスを使っていれば防げたと思います。
https://uura.site/it-security-incidents-1/